Структура документов: как проверки «видят» цепочку
Документы должны образовывать непрерывную историю: за что платим → что покупаем → кто вывозит → как ввозим → как учитываем.
Принцип: один документ объясняет смысл, другой подтверждает факт, третий связывает деньги, товар и поставку.
- Оплата: контракт/инвойс/основание платежа.
- Экспорт: кто экспортер и подтверждение вывоза.
- Логистика: накладные и факт передачи/перемещения.
- Таможня: ДТ + платежи + выпуск.
- Учет: себестоимость, партии, архив.
- Сходятся реквизиты сторон между документами.
- Сходятся товар/количество/цена.
- Понятны роли (кто продавец, кто экспортер, кто импортер).
- Есть подтверждение фактической поставки.
Документы для оплаты поставщику в Китае
Самый чувствительный этап для комплаенса: «почему платим», «за что платим», «почему сумма такая».
- Контракт: предмет сделки, условия, ответственность.
- Инвойс: сумма, валюта, товар, условия оплаты.
- Спецификация: детализация ассортимента и характеристик.
- Назначение платежа: номер/дата инвойса и логичное основание.
- Инвойс и контракт совпадают по товару/валюте/суммам.
- Реквизиты получателя совпадают с документами.
- Назначение платежа не «пустое», а объясняет сделку.
Экспорт из Китая: что должно быть подтверждено
Экспорт — критический узел для «белой» цепочки: кто вывозит и чем подтвержден факт вывоза.
- Роль экспортера: кто именно оформляет вывоз (если отличается от продавца).
- Экспортные документы по схеме поставки.
- Packing List финальный (фактические места/вес/объем).
- Связка «продавец ↔ экспортер» (если разные юрлица).
Логистика и склад: подтверждения по грузу
На логистике важно фиксировать факты: что приехало, как упаковано, сколько мест, какой вес и объем.
- Транспортные документы (по виду перевозки).
- Итоговый packing list (после упаковки и консолидации).
- Факт передачи перевозчику.
- Если есть склад: акт приема/фотофиксация по договоренности.
Таможня РФ: что реально критично
Здесь «сходятся» товар, стоимость и подтверждения. Ошибки ведут к запросам и задержкам.
- Декларация (ДТ) + подтверждение выпуска.
- Платежи пошлин/НДС (подтверждения).
- Инвойс/контракт/packing list как исходники.
- Транспортные документы как подтверждение перемещения.
Учет и себестоимость: что обычно важно
Важно уметь связать партию импорта с себестоимостью и дальнейшими продажами.
- Себестоимость партии: товар + импортные расходы.
- Подтверждения платежей по импорту (если применимо).
- Документы по услугам логистики/брокера (по модели).
- Ведомость «SKU → партия → себестоимость → продажи» (внутренний документ).
Маркетплейсы: что собирать для WB / Ozon
Нужна прозрачная история происхождения товара + воспроизводимый расчет себестоимости по SKU.
- Связка партии с документами (контракт/инвойс/ДТ).
- SKU/артикулы в разрезе партии (таблица/ведомость).
- Себестоимость на SKU (правило расчета + подтверждения расходов).
- Архив документов и быстрый доступ к нему.
Ошибки и риски: что ломает «белую» схему
Типовые причины запросов банков, задержек на таможне и проблем в учете.
- Оплата не совпадает с инвойсом/контрактом (сумма/валюта/назначение).
- Нет понятного экспортера и подтверждений экспорта.
- Packing list «примерный», а фактическая упаковка другая.
- Товар описан так, что его нельзя классифицировать.
- Себестоимость не собирается по партии/SKU.
- Документы хранятся разрозненно.
Шаблон запроса на расчет
Скопируй и отправь — так мы быстро соберем вводные и дадим точный список документов.
Товар: Ссылка/фото: Количество (шт/коробов): Город отправки в Китае: Вес/объем (если есть): Требования по срокам: Площадка продаж (WB/Ozon/другое):
Есть ли инвойс/контракт: Кто продавец (название): Кто экспортер (если отличается): Как планируете оплату (валюта/способ): Нужны ли документы для учета: Нужна ли консолидация на складе: Маршрут/тип доставки:
Частые вопросы
Коротко и по делу — чтобы не терять недели на переделки.